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    PMBOM6范圍管理之收集需求:工具與技術

    作者: 時間:2019年02月21日 信息來源:

        收集需求是為實現目標而確定、記錄并管理相關方的需要和需求的過程。本過程的主要作用是,為定義產品范圍和項目范圍奠定基礎,且僅開展一次或僅在項目的預定義點開展。

        專家判斷

        數據收集

        可用于本過程的數據收集技術包括(但不限于):

    •     頭腦風暴。見 4.1.2.2 節。頭腦風暴是一種用來產生和收集對項目需求與產品需求的多種創意的技術。
    •     訪談。訪談是通過與相關方直接交談,來獲取信息的正式或非正式的方法。訪談的典型做法是向被訪者提出預設和即興的問題,并記錄他們的回答。訪談經常是一個訪談者和一個被訪者之間的“一對一”談話,但也可以包括多個訪談者和/或多個被訪者。訪談有經驗的項目參與者、發起人和其他高管,以及主題專家,有助于識別和定義所需產品可交付成果的特征和功能。訪談也可用于獲取機密信息。
    •     焦點小組。焦點小組是召集預定的相關方和主題專家,了解他們對所討論的產品、服務或成果的期望和態度。由一位受過訓練的主持人引導大家進行互動式討論。焦點小組往往比“一對一”的訪談更熱烈。
    •     問卷調查。問卷調查是指設計一系列書面問題,向眾多受訪者快速收集信息。問卷調查方法非常適用于以下情況:受眾多樣化,需要快速完成調查,受訪者地理位置分散,并且適合開展統計分析。
    •     標桿對照見 。8.1.2.2 節。標桿對照將實際或計劃的產品、過程和實踐,與其他可比組織的實踐進行比較,以便識別最佳實踐,形成改進意見,并為績效考核提供依據。標桿對照所采用的可比組織可以是內部的,也可以是外部的。

        數據分析

        見 4.5.2.2 節。可用于本過程的數據分析技術包括(但不限于)文件分析。文件分析包括審核和評估任何相關的文件信息。在此過程中,文件分析用于通過分析現有文件,識別與需求相關的信息。

        決策

        適用于收集需求過程的決策技術包括(但不限于):

    •     投票。投票是一種為達成某種期望結果,而對多個未來行動方案進行評估的集體決策技術和過程。本技術用于生成、歸類和排序產品需求。投票技術示例包括:
    •     一致同意。 每個人都同意某個行動方案。
    •     大多數同意。 獲得群體中超過 50% 人員的支持,就能做出決策。把參與決策的小組人數定為奇數,可防止因平局而無法達成決策。
    •     相對多數同意。 根據群體中相對多數人的意見做出決策,即便未能獲得大多數人的支持。通常在候選項超過兩個時使用。
    •     獨裁型決策制定。采用這種方法,將由一個人負責為整個集體制定決策。
    •     多標準決策分析。該技術借助決策矩陣,用系統分析方法建立諸如風險水平、不確定性和價值收益等多種標準,以對眾多創意進行評估和排序。

        數據表現

        可用于本過程的數據表現技術包括(但不限于):

    •     親和圖。用來對大量創意進行分組的技術,以便進一步審查和分析。
    •     思維導圖。把從頭腦風暴中獲得的創意整合成一張圖,用以反映創意之間的共性與差異,激發新創意。

        人際關系與團隊技能

        見 4.1.2.3 節。可用于本過程的人際關系與團隊技能包括(但不限于):

        名義小組技術。名義小組技術是用于促進頭腦風暴的一種技術,通過投票排列最有用的創意,
    以便進一步開展頭腦風暴或優先排序。名義小組技術是一種結構化的頭腦風暴形式,由四
    個步驟組成:

    •     向集體提出一個問題或難題。每個人在沉思后寫出自己的想法。
    •     主持人在活動掛圖上記錄所有人的想法。
    •     集體討論各個想法,直到全體成員達成一個明確的共識。
    •     個人私下投票決出各種想法的優先排序,通常采用 5 分制,1 分最低,5 分最高。為減少想法數量、集中關注想法,可進行數輪投票。每輪投票后,都將清點選票,得分最高者被選出。
    •     觀察和交談。觀察和交談是指直接察看個人在各自的環境中如何執行工作(或任務)和實施流程。當產品使用者難以或不愿清晰說明他們的需求時,就特別需要通過觀察來了解他們的工作細節。觀察,也稱為“工作跟隨”,通常由旁站觀察者觀察業務專家如何執行工作,但也可以由“參與觀察者”來觀察,通過實際執行一個流程或程序,來體驗該流程或程序是如何實施的,以便挖掘隱藏的需求。

        引導。見 4.1.2.3 節。引導與主題研討會結合使用,把主要相關方召集在一起定義產品需求。研討會可用于快速定義跨職能需求并協調相關方的需求差異。因為具有群體互動的特點,有效引導的研討會有助于參與者之間建立信任、改進關系、改善溝通,從而有利于相關方達成一致意見。此外,與分別召開會議相比,研討會能夠更早發現并解決問題。適合采用引導技能的情境包括(但不限于):

        聯合應用設計或開發 (JAD)。JAD 會議適用于軟件開發行業。這種研討會注重把業務主題專家和開發團隊集中在一起,以收集需求和改進軟件開發過程。

        質量功能展開 (QFD)。制造行業則采用 QFD 這種引導技能來幫助確定新產品的關鍵特征。QFD從收集客戶需要(又稱“客戶聲音”)開始,然后客觀地對這些需要進行分類和排序,并為實現這些需要而設定目標。

        用戶故事。用戶故事是對所需功能的簡短文字描述,經常產生于需求研討會。用戶故事描述哪個相關方將從功能中受益(角色),他需要實現什么(目標),以及他期望獲得什么利益(動機)。

        系統交互圖

        系統交互圖是范圍模型的一個例子,它是對產品范圍的可視化描繪,顯示業務系統(過程、設備、計算機系統等)及其與人和其他系統(行動者)之間的交互方式(見圖 5-6)。系統交互圖顯示了業務系統的輸入、輸入提供者、業務系統的輸出和輸出接收者。

        原型法

        原型法是指在實際制造預期產品之前,先造出該產品的模型,并據此征求對需求的早期反饋。原型包括微縮產品、計算機生成的二維和三維模型、實體模型或模擬。因為原型是有形的實物,它使得相關方可以體驗最終產品的模型,而不是僅限于討論抽象的需求描述。原型法支持漸進明細的理念,需要經歷從模型創建、用戶體驗、反饋收集到原型修改的反復循環過程。在經過足夠的反饋循環之后,就可以通過原型獲得足夠的需求信息,從而進入設計或制造階段。

        故事板是一種原型技術,通過一系列的圖像或圖示來展示順序或導航路徑。故事板用于各種行業的各種項目中,如電影、廣告、教學設計,以及敏捷和其他軟件開發

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